Das Prio B Prinzip – Versteh Prio B! Teil 1

Einleitung

„Priorität B“ hört sich erstmal nicht so wichtig an, dabei sollten wir ihr oft mehr Beachtung schenken als der „Priorität A“. Denn im Gegensatz zur Prio A wird die stille Prio B leicht überhört. Der Grund liegt darin, dass Prio B Aufgaben zwar genauso wichtig, aber NOCH NICHT dringend sind. Diese Aufgaben frühzeitig auf die Agenda zu nehmen ist ausschlaggebend für ein geordnetes Leben. Dazu braucht es offene Augen und hörende „Herzensohren“. „Priorität B verstehen“ heißt frühzeitig Verantwortung für sich und seine Nächsten zu übernehmen, die wesentlichen Dinge des Lebens weitläufig im Blick zu behalten und diese beherzt anzupacken. Langeweile gibt es dann keine mehr, aber umgekehrt ist auch der hektische Tatendrang passé, denn langfristiges Denken wird zur Gewohnheit.

1.      Ohne Prioritäten geht es nicht!

Warum braucht es überhaupt Prioritäten. Ganz einfach, weil wir nicht alles gleichzeitig tun können. Zudem müssen wir oft eine bestimmte Reihenfolge einhalten, weil Schritt B nur ausgeführt werden kann, sobald Schritt A abgeschlossen ist. Wir müssen uns also immer wieder neu entscheiden, was wir als Nächstes tun. Dies gilt sowohl im Kleinen beim Kochen oder Putzen, aber noch mehr im Großen, wo der Lebens- und Unternehmenserfolg davon abhängen. Nicht wenige neigen dazu, ihre Entscheidungen spontan aus dem Bauch heraus zu fällen. Sie wählen, was ihnen im Moment, oder kurzfristig guttut, statt im Blick zu behalten, was sie langfristig weiterbringt. Es gilt Klarheit über den Stellenwert von Aufgaben zu erlangen, sich nicht in unwichtigen Tätigkeiten zu verzetteln, sondern „Nein-Sagen“ zu lernen, vorausschauend zu planen und den Überblick über verschiedene Aufgabenbereiche zu behalten. Letztlich braucht es aber, insbesondere bei weitreichenden Entscheidungen, viel Weisheit und es ist gut sich entsprechenden Rat zu suchen.

Eine hilfreiche Herangehensweise bei dem Thema Prioritäten ist es, WICHTIG und DRINGEND zu unterscheiden, denn „dringende Aufgaben sind meistens nicht wichtig, wichtige Aufgaben dagegen meist nicht dringend.“ Nur weil sich die dringenden Themen im Alltag oft aufdrängen und sich lautstark Gehör verschaffen, heißt das noch lange nicht, dass sie auch wichtig sind. Das Ausfüllen eines Preisausschreibens mag dringend sein, aber es ist völlig unwichtig. Wirklich wichtige Themen haben Tragweite und spürbare Auswirkungen auf unser zukünftiges Leben. Sie sind zentral für unser Zeit- und Selbstmanagement und wir müssen uns ernsthaft mit ihnen beschäftigen. Die Klassifizierung in die bekannten ABC-Prioritäten ist hierbei hilfreich:

• Prio A als „wichtig und dringend“
• Prio B als „wichtig und noch nicht dringend“
• Prio C als „weniger wichtig“, selbst wenn es „dringend“ ist.

2.      Die besondere Bedeutung der Priorität B!

Dass Prio A die höchste Priorität hat und mit Nachdruck erledigt werden muss, bedarf keiner weiteren Erläuterung. Dass aber Prio B Themen genauso wichtig sind wie Prio A Themen ist vielen nicht klar. Sie unterscheiden sich nur darin, dass sie noch nicht dringend sind. Im Prio B Status steht noch genügend Zeit zum Planen und zur ordentlichen Durchführung zur Verfügung. Daraus ergeben sich viele Vorteile, z.B.:

1. Es lässt sich eine wesentlich höhere Qualität erzielen, da eine sorgfältige Vorbereitung, aber auch eine gründliche Prüfung möglich ist.
2. Ressourcen werden geschont, weil Freiraum für eine gute Koordination vorhanden ist.
3. Viele Worst Case Situationen, der damit verbundene Ärger und zusätzliche Aufwand werden vermieden. Pufferzeiten helfen die Arbeiten ordentlich abzuwickeln und entsprechend zu justieren.
4. Stress wird vermieden, die Nerven werden geschont. Umgekehrt kann ein andauernder „Feuerwehr-Modus“ ohne Ruhepausen zum Burnout führen.
5. Langfristig gesehen hilft es durchdachter, geplanter und vorhersehbarer zu leben.
6. Beziehungen entspannen sich.
7. Charakter und Persönlichkeit werden gefestigt.

3.      Was Prio B mit unserem Charakter zu tun hat!

Im Gegensatz zu Priorität A Themen zwingen uns Priorität B Themen nicht zum Handeln, sondern der Antrieb kommt von innen aus uns selbst heraus. Man nennt dies „intrinsisches Verhalten“. Hier werden die Entscheidungen nicht wegen einer Bedrohung oder eines Befehls getroffen, sondern aufgrund persönlicher Abwägungen, selbstinitiiert und selbstmotiviert.

Dabei muss diese „Einsicht“ oft zuerst durch schwierige Lernprozesse erworben werden. Wer hat nicht schon ausgerufen: „HÄTTE ich das doch bloß früher gemacht!“, worauf postwendend die Antwort kam: „Der WENN und der HÄTT‘ hab’n noch nie was G’HÄTT!“

Auch wenn Jammern nicht hilft – derartige „Hätte-ich-bloß-Erkenntnisse“ sind ein Geschenk. Solche „Teachable Moments“ lassen uns dazuzulernen und bewirken eine tiefe Veränderung. Ein Fahrverbot, eine höhere Geldstrafe, ein Mensch, der einem den Rücken kehrt, eine verlorene Arbeitsstelle – die Liste ist unendlich lang – all dies sind großartige Chancen unseren Lebenskurs in eine gute Richtung zu bewegen. Ein schmerzhaftes Bußgeld von 500 Euro kann jemanden vor einer weit größeren Strafe bewahren oder verhindert gar einen Unfall, der ein Menschenleben kostet kann.

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