Tagesplanung vs. Wochenplanung (Teil1)

Dieser Beitrag setzt sich mit dem Thema „Tagesplanung“ auseinander. Die weekview Planer sind ja bekannt dafür, dass sie die „Wochenplanung“ betonen, aber hier soll dem Tag vermehrte Aufmerksamkeit geschenkt werden. Jeder, der im Leben eingebunden ist und Verantwortung trägt, weiß, dass ein Tag oft ganz anders läuft als ursprünglich gedacht. Ob Angestellter, Chef oder Mutter – jeder kann ein Lied davon singen. Ein unerwarteter Zwischenfall, und der ganze Tagesablauf wird auf den Kopf gestellt. Und trotzdem bleiben die Aufgaben und wir müssen während des ganzen Tages immer wieder neu entscheiden, was als Nächstes dran ist. Deshalb wäre es wohl passender statt „Tagesplanung“ das Wort „Tagesmanagement“ zu verwenden. Ein straffer Plan mag eine Hilfe sein, aber letztlich kann es richtiger, ja lebensentscheidend sein, den vorgefassten Plan zu verändern. Auf alle Fälle braucht es klare Prioritäten für den Tag. Was sind nun die Kriterien für ein erfolgreiches Tagesmanagement? Wann kann ich am Abend guten Gewissens sagen, dass es ein guter Tag war?

1. Wochenplanung vor Tagesplanung

Eines muss von Anfang an klar sein: wenn keine konkreten Wochenziele definiert sind, fällt es schwer den Tag sinnvoll zu planen. Ohne Zielvorgabe ist die Wahrscheinlichkeit in die falsche Richtung zu laufen maximal groß. Dann mag man aktiv sein – oder so wirken –, doch das Entscheidende, das wirklich Wichtige, bleibt auf der Strecke. So sah das auch eine deutliche Mehrheit der Teilnehmer einer Umfrage, die wir vor kurzem durchführten:

„Eine saubere Wochenplanung (Prioritäten, umfassende Liste der Wochen-ToDos) finde ich deutlich wichtiger als die konkrete Tagesplanung.“

Allerdings handelte es sich bei den Teilnehmern größtenteils um langjährige weekview Kunden, die sich seit Jahren mit einer prioritätsorientierten Wochenplanung auseinandersetzen und diese schätzen gelernt haben. Eine gute Wochenplanung ist die Voraussetzung, der entscheidende Hebel, um die zur Verfügung stehenden sechs Tage bestmöglich für das Gesamtziel zu nutzen. Eine Tagesplanung macht also erst dann Sinn, wenn der Kurs für die Woche klar definiert ist. Tagesmanagement heißt alles zu tun, um „auf Kurs zu bleiben“, indem man ihn ständig kontrolliert und nachjustiert.

2. Tagesplanung ist anders als Wochenplanung

Unterschiedliche Zeiträume (Tag, Woche, Monat, Quartal) müssen hinsichtlich der Planung unterschiedlich behandelt werden. Zwar sollten für jeden Zeitraum die selben Prozessschritte „Erkennen – Planen – Tun – Wurzeln“ durchlaufen werden (siehe weekview EPTW-Zyklus), aber jede Zeitphase hat ihre eigenen Ziele und Prozesse. Weder kann die Wochenplanung die Tagesplanung noch umgekehrt die Tagesplanung die Wochenplanung ersetzen. Eine Prio A Wochenaufgabe ist nicht automatisch eine Prio A Tagesaufgabe. So wie das Auge Entferntes und Nahes nicht gleichzeitig scharf sehen kann, so können wir uns nicht gleichzeitig dem Kurzfristigen und dem Langfristigem widmen. Weil man bei der Tagesplanung auf andere Dinge achtgeben muss, nutzen viele dazu nicht ihren Wochenplaner, sondern einen eigenen Block, zumeist Papier, auf dem sie genug Platz für verschiedene Notizen haben:

„Ich brauche einen separaten Block (Papier) für die Tagesplanung. Dort habe ich dann wirklich Platz.“

Andere haben, insbesondere an einem PC-Arbeitsplatz, gute Erfahrungen mit elektronischen Tools (meist Outlook) gemacht und nutzen diese konsequent. Letztlich geht es darum die relevanten Dinge nicht zu vergessen. Wer seine Gedanken „notiert“, sei es auf Papier oder elektronisch, ist frei, sich anderen Themen zuzuwenden.

3. Das Wichtigste des Tages

Bei der Menge an Aufgaben, die ein Tag mit sich bringt, ist es äußerst hilfreich, das Wichtigste des Tages schriftlich zu fixieren und es sich vor Augen zu halten. Wer sich so bewusst der Realität stellt, steht weniger in der Gefahr sich von Unwichtigem oder von Dingen, die jetzt nicht dran sind, ablenken zu lassen.

„Mir jeden Tag meine 3 wichtigsten Aufgaben sichtbar zu notieren ist eine große Hilfe für mich.“

Die lautmalerischen Formulierungen, „die Sache vor sich herschieben“, „etwas mit sich rumtragen“, „einem Problem aus dem Weg gehen“ oder „einen Bogen um die Sache machen“ bringen die Sache gut auf den Punkt: Die Belastung wird durch Flucht oder Verschließen der Augen nicht weniger, sondern vergrößert sich: Zum einen werden anstehende Aufgaben nicht abgearbeitet, zum anderen plagt einen ein ungutes Gefühl, so dass sich trotz Nichtstun kein Zustand der Erholung einstellt.

4. Zeitlich orientiert sein

Wo ist nur die Zeit geblieben? Viele kennen dieses nagende Gefühl und trotzdem unternehmen sie nichts, um es abzustellen. „Zeitlich orientiert sein“ heißt, sich darüber im Klaren zu sein, wieviel Zeit ich für verschiedene Vorgänge aufgewendet habe. Es geht nicht um einzelne Minuten – wobei das bei manchen Routinetätigkeiten durchaus hilfreich sein kann –, aber ich sollte wissen, ob ich 15 oder 30 Minuten an einer Sache gearbeitet habe. Es gilt jeden Tag verantwortungsvoll mit der Ressource „Zeit“ umzugehen. Das bewahrt uns vor Zeitvergeudung und hilft uns konzentrierter, aber auch effizienter an einer Sache zu arbeiten. Timeblocking kann hier helfen den geplanten Zeitbedarf mit dem tatsächlichen zu vergleichen und fokussiert an einer Aufgabe dran zu bleiben. Einen solchen Zeitblock darf man dann später guten Gewissens und „stolz“ in den Hauptkalender eintragen. Dies schenkt uns nicht nur Zufriedenheit über die geleistete Arbeit, sondern auch die Erfahrung was in einer bestimmten Zeit geleistet werden kann. Es lohnt sich konzentriert an einer Sache zu arbeiten. Zudem lässt sich der Verbrauch meiner Zeit in Relation zu Sinnhaftigkeit und Effekt meiner Leistung setzen.

5. Agilität – Was ist als Nächstes dran?

Ein gutes Tagesmanagement ist Agilität pur. Es frägt immer wieder, „Was ist als Nächstes dran?“ Es beinhaltet beides: ein konsequentes Verfolgen der Tagesziele, aber auch die maximale Bereitschaft von einem Moment auf den anderen die Richtung zu ändern, weil etwas anderes wichtiger geworden ist. Dann kommt es darauf an, dieser neuen Aufgabe die volle Aufmerksamkeit zu schenken. Starre Schemata sind Gift für ein erfolgreiches Tagesmanagement, Freiheit in Selbstverantwortung gebraucht, ist dagegen der Schlüssel für Höchstleistungen. 

Der Tag muss der Woche dienen.