Das Prio B Prinzip – Die Notwendigkeit Prio B zu planen! Teil 2

Einleitung

Vorab: Bei Priorität B Aufgaben geht es um Themen, die von hoher Wichtigkeit, aber – im Gegensatz zu Priorität A Aufgaben – “noch nicht” dringend sind. Noch droht keine akute Gefahr, noch ist genügend Zeit, sogar Zeit, um diese ordentlich zu planen. Und im Planen liegt der Schlüssel für eine erfolgreiche Abwicklung. Wer aber das Planen verbummelt oder es lässig nimmt – z.B. weil die Themen nicht so laut wie die DRINGENDEN schreien – der wird dies später bereuen.

1. Die Wichtigkeit des Planens verstehen!

Zwei Dinge müssen wir uns klar machen: 1) Ist eine Sache wirklich von großer Bedeutung, ist sie geschäftsrelevant, hängt ein großes Einkommen, ein großer Verlust daran, ist eine Beziehung oder jemandes Gesundheit gefährdet oder kann diese spürbar verbessert werden und vieles mehr? 2) Wenn ich die Sache gründlich plane werde ich deutliche Vorteile haben. Die Lösung wir in vielen Bereichen qualitativ hochwertiger sein, sie wird weniger kosten, sowohl monetär, als auch körperliche und nervliche Anstrengung. Dies betrifft aber nicht nur einen selbst, sondern immer auch das ganze Umfeld, so dass andere weniger gestresst sein werden. Sie werden spüren und erfahren, dass hier jemand mit Verstand an eine Sache herangegangen ist. Durch frühzeitiges Recherchieren und Einholen von Rat reduziert Planen Risiken und deckt diese frühzeitig auf und hilft so Fehler zu vermeiden. Alles was während des Planungsprozesses erkannt wird, hilft uns den Weg klarer vor Augen zu haben, was den Teamgeist fördert und Kreativität und Motivation freisetzt.

2. Planen kann viele Themen umfassen

Planen kann ganz verschiedene Aspekte umfassen, immer aber geschieht es bevor der eigentliche Fertigungsprozess begonnen wird:

  1. Die Planung planen: Sich vorher klar zu machen, welche Aspekte die Planung umfassen soll, wer vom Team was macht, wie lange die einzelnen Phasen der Planung brauchen dürfen und wann die Planungsphase abgeschlossen sein muss, ist eine große Hilfe, um sich nicht zu verzetteln.
  2. Im Team planen: Gemeinsames Planen ist sowohl in der Arbeit, als auch für die Familie gewinnbringend. Gemeinsames Planen macht Spaß und wirkt teambildend. Dabei bringen unterschiedliche Personen neue Perspektiven ins Spiel und erweitern den Horizont der anderen. Wer von Anfang einbezogen wird, identifiziert sich viel besser mit der Aufgabe und dem Team.
  3. Gute Fragen stellen: Was wollen wir erreichen? Welche Personen, Arbeitsmittel oder Materialien werden benötigt? Welche Abhängigkeiten gibt es untereinander? Welche Personen müssen hinzugezogen werden? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Welche Zielgruppen wollen wir ansprechen? Was sind die „Worstcase“ und „Best Case“ Szenarien?
  4. Recherchieren: Vieles ist bereits erforscht und es gibt Best Practice Beispiele oder Expertisen von Fachleuten. Warum muss man das Rad immer neu erfinden? Vorhandenes Wissen zu nutzen setzt jedoch den Zugriff auf diese Informationen voraus. Dann sind sie ein starkes Fundament und ein wertvolles Werkzeug, um unsere Vorhaben voranzubringen.  
  5. Planung dokumentieren: Das Ziel der Planung muss ein niedergeschriebenes Dokument sein, auf das alle zugreifen können. Es muss die Vorgehensweise, einen – zumindest groben – Terminplan und die beteiligten Personen enthalten. Hilfreich ist hier – auch wenn es einem anfangs oft lapidar erscheint – auch Zwischenergebnisse zu notieren.
  6. Außenstehenden einbeziehen: Oft ist es auch gut, Menschen einzubeziehen, die mit dem Thema nicht vertraut sind, da dies unsere Objektivität fördert. Wir neigen nämlich oft dazu unsere Pläne schön zu reden. Ein guter fundierter Rat von außen ist immer eine Hilfe.

3. Dem Prio B – Thema Gehör verschaffen

Wir haben darüber gesprochen, dass Priorität B Themen zu den stillen Themen gehören, die sich nicht lautstark Gehör verschaffen. Sie rufen nicht „Feuer! Feuer!“ Das Bewusstsein der Wichtigkeit von Prio B Themen müssen wir erzeugen. Dazu müssen die Motivationsfaktoren vor Augen geführt werden: “Unsere Gewinnchancen werden dadurch verdoppelt!” “Die Einsparungen werden enorm sein!” “Wenn wir an unserer Beziehung arbeiten, wird dies großartige Auswirkungen für uns aber auch für unsere Kinden haben!”

4. Darum lohnt es sich Prio B – Themen frühzeitig anzugehen

Eigentlich sollten wir Prio B Themen so bald wie möglich angehen. Klar kommen die Prio A Themen zuerst: Wir können die Kunden nicht warten lassen, müssen Dinge, die mit einem Termin versehen sind bis zu diesem Datum erledigen. Sobald aber etwas Luft ist, müssen wir diese Zeit nutzen, um die Prio B – Themen anzugehen. Das spart uns so viel Stress, gibt uns Zeit zum ordentlichen Planen und beugt vor, dass die Themen nicht in die Prio A Zone geraden. Ja, dann brennt der Laden, aber es hätte nicht so weit kommen müssen, wenn man die Aufgabe früh genug angepackt hätte. Zumindest kann man draus lernen und für sich statuieren „Das passiert mir NIE wieder!“

Euer Nikolaus Obersteiner